إدارة الوقت والالتزام بالمواعيد طريقك نحو النجاح

الوقت.. كلمة بسيطة في لفظها جليلة في معناها وأهميتها.. كلمة نعرفها جميعا.. إلا أن القليل منا من يقدّر الوقت حق تقدير، ويتقن إدارته من أجل الاستفادة القصوى منه.. من المعروف أن حسن إدارة وتنظيم الوقت يساعد على تكلل النجاح.. بينما سوء إدارة الوقت وعدم القدرة على تنظيمه والالتزام بالمواعيد الهامة يؤدي حتما إلى الفشل.
إن إدارة الوقت وتنظيمه ليس مقتصرا على عالم الأعمال، بل إنه من أهم عناصر النجاح في الحياة على كافة المستويات، الشخصية والتعليمية والعملية.. إلا أننا في هذا المقال سنقتصر على دوره في تحقيق الأهداف والنجاح والازدهار في عالم ريادة الأعمال.
إذا ما ألقيت نظرة ثاقبة على رواد الأعمال في العالم، ترى أن الذين يحافظون على مواعيدهم ويلتزمون بها بدقة فائقة، وينظمون ساعات نهارهم وليلهم بنظام متقن هم من يلاقوا النجاح، وتزدهر وتنمو أعمالهم باستمرار. أما أولئك الذين لا يحافظون على الوقت، ويتأخرون عن مواعيدهم مع الآخرين – أو لا يظهرون أصلا دون سابق اعتذار أو عذر – فهؤلاء حتما مصيرهم الفشل، حيث لا يرغب أصحاب الأعمال والأموال التعامل مع مثل هؤلاء.
كما أن احترام المواعيد المحددة مع الآخرين والحضور شكل من أشكال احترام الآخرين، وعدم الحضور أو التأخر عن الموعد جزء من قلة أو عدم الاحترام.. إذا أنت لم تحترم عملاءك، أو شركاءك، أو أيا كان ممن قد حددت معهم موعدا (موعد اجتماع، موعد تسليم، موعد مكالفة هاتفية، موعد إرسال بريد إلكتروني، موعد دفع مستحقات…إلخ)، فكيف لهؤلاء أن يحترموك ويتعاملوا معك.. إن انعدام الاحترام يؤدي دون شك إلى انعدام الثقة.. والثقة والاحترام المتبادل أساس أي علاقة عمل أو تجارة أو أي علاقة أخرى.
سأوضح قصدي بالمثال التالي.. لنفترض أن بينك وبين أحد شركائك موعد اجتماع في مكان ما الساعة الثانية ظهرا.. هذا لا يعني أبدا أن تخرج من مكتبك متوجها إلى موقع الاجتماع عند الثانية أو بعدها.. فتتأخر بسبب ازدحام المرور، أو اضرارك إلى التوقف عند محطة البنزين لتزويد السيارة بالوقود في الطريق، وقد تصادف أن أحد الشوارع مغلقة بسبب حادث ما أو تصليحات فتضطر إلى العودة وسلك طريق آخر… وغير ذلك مما قد يصادفك في الطريق من مكتبك حتى موقع الاجتماع، فتصل إلى الاجتماع حوالي الساعة الثالثة أو بعد ذلك، بينما يجلس بقية حاضري الاجتماع في انتظارك منذ الثانية.. هذا في نظرهم يقلل من احترامك لهم، وبالتالي لن يكنوا لك الاحترام الذي تستحقه.. خاصة إن كنت من بين هؤلاء الذي لا يبدأ الجتماع إلى بحضورهم.
بل على العكس.. إن كان الاجتماع في الثانية ظهرا، اخرج من مكتبك الساعة الواحدة أو الواحدة والربع، فهذا سيمنحك متسعا من الوقت لتزويد سيارتك بالوقود إن لزم الأمر، والوصول قبل الموعد المحدد للاجتماع رغم الازدحام المروري. وإن وصلت باكرا لك خيارين.. إما أن تصعد إلى موقع الاجتماع وتكون ممن يحضرون باكرا ويستقبلون الجميع بالابتسامة والترحاب.. أو تجلس في سيارتك تنهي بعض الأعمال من توقيع أو قراءة مستندات وما شابهها إلى أن يحين الموعد المحدد فتترجل من سيارتك وتذهب إلى الاجتماع دون أي تأخير من جانبك.
قم دائما بتقدير الزمن اللازم للوصول إلى أي موقع، وتوجه إليه قبل الموعد، وأضف إليه الوقت الاضطراري الذي قد يصادفك في الطريق، من الحوادث وإغلاق الطرق، والاختناقات المرورية، وغيرها.
هذا من حيث الالتزام بالمواعيد لدى الغير.. لكن نجد – للأسف – البعض من أصحاب الشركات أو المؤسسات أو مسؤولي الإدارات العليا يعطوا مواعيد للقاء العملاء أو الموزعين أو أي أفراد آخرين في مكتبهم لنقل الساعة التاسعة صباحا.. فيقوم ذلك الفرد بالحضور في الموعد المحدد – وربما قبل الموعد بدقائق حفاظا على الموعد والوقت – فلا يصل صاحب الشركة أو المسؤول سوى الساعة الحادية عشر، دون اعتذار أو إنذار مسبق.. إن مثل هذا التصرف يقلل من احترام الآخرين لك، ويعتبر قلة تقدير لهم ولوقتهم.. مثل هؤلاء العملاء أو الموزعين أو غيرهم أليس لديهم أشغال ومواعيد أخرى يتأخرون عليها أو يتعطلون عنها بسبب تأخرك أنت؟ ما ذنبهم وذنب الآخرين الذين حددوا لهم مواعيد بعد موعدك؟ على أصحاب الشركات والمسؤولين احترام الآخرين والالتزام بالمواعيد بدقة متناهية حفاظا على طول العلاقات المثمرة بينهم، فلن تتمكن أي شركة أو مؤسسة من النجاح والازدهار دون علاقات تعاون مع العملاء والموزعين والموردين والشركات وغيرهم، ولن تدوم العلاقات دون احترام الوقت، وقتك الشخصي ووقت غيرك.
لا يقتصر الأمر على المدراء، فقد تنعكس الصورة.. قد تحدد موعدا مع صاحب أو مدير إحدى الشركات بصفتك عميلا أو مندوب تسويق أو مندوب مبيعات أو طالب خدمة أو طالب وظيفة، فتقوم الشركة بتحديد موعد لقاء حسب جدول أعمال صاحب الشركة أو من تريد لقاءه، فيفسح لك مكانا في جدول أعماله على حساب أعمال أخرى أو أفراد آخرين، ثم لا تظهر أنت في الموعد، بل تتأخر أو لا تحضر أصلا، دون أن تقوم بالاتصال مسبقا لإلغاء الموعد لظروف ما.. في هذه الحالة تكون أنت من لا يحترم صاحب الشركة ومواعيد أعماله.. فإذاما طلبت موعدا جديدا أتعتقد فعلا أنه سيحدد لك موعدا آخر، أم يبحث عن غيرك ممن يحترم المواعيد.. وإن كنت طالب وظيفة وتأخرت عن موعد المقابلة الشخصية، أتعتقد أنه سيتم توظيفك؟ إن كنت تتأخر عن المقابلة الشخصية التي تعتبر حاسمة فكيف ستنضبط بمواعيد العمل في حالة تعيينك في ذات الشركة؟ أرأيت أهمية دقة الالتزام بالوقت والمواعيد؟
إدارة الوقت
نقطة أخرى تتعلق بشخصك أنت.. عليك حسن تدبير وتنظيم وإدارة وقتك لتضمن إنجاز أكبر قدر ممكن من الأعمال حتى تتمكن من تحقيق الأهداف المنشودة، وأن ترى النجاح والازدهار لمشروعك أو شركتك.. من الأمور الجوهرية التي ينبغي اتباعها من أجل حسن إدارة الوقت هو إعداد عدد من القوائم التي تساعدك على تنظيم وقتك وعملك، فمن المستحيل أن تحتفظ بكل التواريخ والمواعيد والالتزامات في رأسك دون تدوينها.. أنت حر في اختيار وسيلة تدوينها، يمكن اتباع أسلوب الأجندات، أو الأوراق، أو تسجيل القوائم في هاتفك الذكي أو غيرها من الطرق التقنية الذكية والتطبيقات الحاسوبية التي تظهر كل يوم بجديد.
من المفيد تقسيم المواعيد إلى عدة قوائم وليس قائمة واحدة، مع تحديد الأولويات. مثلا قائمة للاجتماعات.. وقائمة لمواعيد المكالمات الهاتفية التي عليك إجراءها.. وقائمة بالمناسبات الخيرية أو الاجتماعية التي عليك حضورها.. وقائمة بالأفراد الذين عليك مقابلتهم في مكتبك.. وقائمة بالأعمال التي عليك إنجازها.. وقائمة بالندوات والمحاضرات والمؤتمرات التي عليك الذهاب إليها.. وغيرها من القوائم التي تنظم لك أوقاتك ومواعيدك وأعمالك.. قم بإعداد قوائم يومية، وأخرى شهرية، وأخرى سنوية لتسهيل الرجوع إليها.. لعل بداية هذا العام نقطة انطلاق جيدة للبدء في عمل أجندات وقوائم حسب الأسابيع والأشهر.. وكل عام والجميع بخير بمناسبة العام الجديد.

منقول للفائدة

---

Y]hvm hg,rj ,hghgj.hl fhgl,hud] 'vdr; kp, hgk[hp